Головним управлінням ДФС у Рівненській області розглянуто лист про надання роз’яснення:
1) щодо складання працівником підприємства авансового звіту на підставі електронної квитанції на оплату із своєї зарплатної картки послуг реєстратора державної реєстраційної служби за надання витягів та довідок
Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт визначено нормами п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ) та п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637 із змінами та доповненнями (далі – Положення № 637).
У разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у тому числі власних) у відрядженні, подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (далі – Звіт).
Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
Тобто, відповідно до поданого Звіту суб’єкт господарювання повинен відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.
При цьому, питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються Цивільним кодексом України. Нормами ПКУ та Положенням №637 не регулюються зазначені питання та не відносяться до компетенції контролюючих органів.
2) чи є залізничною товарно-транспортною накладною отримана електронною поштою електронна накладна, яка засвідчує факт доставки товару залізничним транспортом
Згідно з абзацом першим п. 44.1 ст. 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Пунктом 2 ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами і доповненнями визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України від 23 травня 2003 року № 852- IV «Про електронний цифровий підпис» (далі –Закон №852), або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Відповідно до абзацу першого п.п. 2.1 п. 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704 (далі – Положення), первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції.
Згідно з п.п. 2.5 п. 2 Положення документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Форми та зміст проїзних і перевізних та електронних проїзних (перевізних) документів на залізничному транспорті встановлено спільним наказом Міністерства інфраструктури України та Міністерства доходів і зборів України від 30.05.2013 №331/137 «Про затвердження Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті» (далі – Порядок).
Відповідно до п. 1.4 розд. I Порядку перевізний документ – розрахунковий документ установленої форми, оформлений на відповідному бланку перевізного документа чи сформований в електронному вигляді відповідно до вимог цього Порядку та чинного законодавства, що засвідчує укладення договору між залізницею і пасажиром (вантажовласником) на перевезення вантажу, вантажобагажу, багажу й видається пасажиру (відправнику, одержувачу багажу, вантажобагажу, вантажу) після оплати ним вартості цієї послуги.
Згідно п. 15.1 розд. XV Порядку для оформлення перевезення вантажів у внутрішньому сполученні використовується накладна внутрішнього сполучення, форма та порядок заповнення якої встановлені Правилами оформлення перевізних документів затверджених Наказом Міністерства транспорту України від 21.11.2000 №644 (у редакції наказу Міністерства інфраструктури України від 08.06.2011 № 138), зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 24 листопада 2000 р. за № 863/5084 із змінами (далі - Правила).
Накладна згідно з цими Правилами може оформлятися і надаватися в електронному вигляді (із накладенням електронного цифрового підпису).
Згідно статті 4 Закону №852 електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Електронний цифровий підпис використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.
Таким чином, документ в електронному вигляді повинен бути підтверджений електронним цифровим підписом накладеним відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.