Фахівці Сарненської ДПІ Головного управління ДПС у Рівненській області нагадують про особливості електронного документообігу між платниками податків і контролюючими органами. Відповідно до пункту 42.6 статті 42 Податкового кодексу України такий обмін здійснюється без укладення окремого договору. Статус суб’єкта електронного документообігу платник набуває після надсилання до контролюючого органу будь-якого електронного документа у встановленому форматі з дотриманням вимог законодавства у сфері електронних документів та електронної ідентифікації.

Для надсилання документа платник формує його з урахуванням установлених вимог та обов’язкових реквізитів, підписує кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом і надсилає до контролюючого органу. Після надходження документ проходить автоматизовану перевірку, під час якої, зокрема, перевіряються дійсність електронного підпису, відповідність документа встановленому формату, наявність необхідних реквізитів та повноваження підписувача.

Перша квитанція є підтвердженням результату первинної автоматизованої перевірки документа. Вона надсилається автору протягом двох годин з моменту його отримання контролюючим органом. Якщо документ надійшов після закінчення операційного дня, перша квитанція надсилається протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Друга квитанція формується за результатами обробки електронного документа та підтверджує його прийняття або повідомляє про неприйняття із зазначенням причини. Таким чином, отримання другої квитанції про прийняття є підтвердженням того, що документ прийнято контролюючим органом.

Важливо враховувати, що у разі ненадходження першої квитанції у встановлений законодавством строк електронний документ вважається неодержаним контролюючим органом. Якщо ж платник отримав другу квитанцію про прийняття документа, датою та часом його реєстрації вважаються дата і час, зафіксовані у першій квитанції.

Якщо платник надсилає кілька примірників одного електронного документа, зокрема після виправлення помилок, оригіналом вважається останній правильно сформований документ, надісланий до граничного строку подання та прийнятий контролюючим органом. Тому після надсилання електронного документа важливо контролювати надходження обох квитанцій та переконатися у результаті його обробки.