Ведення обліку товарних запасів є одним із важливих обов’язків фізичних осіб – підприємців (ФОП), які здійснюють діяльність у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг. Законодавство визначає не лише категорії підприємців, на яких поширюється такий обов’язок, а й порядок документального оформлення надходження та вибуття товарів.

Нормативне регулювання обліку товарних запасів

Відповідно до пункту 12 статті 3 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265), суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі під час продажу товарів або надання послуг, зобов’язані вести облік товарних запасів у встановленому законодавством порядку.

Крім того, підприємці повинні здійснювати продаж виключно тих товарів, інформація про які відображена в обліку товарних запасів.

На вимогу контролюючих органів суб’єкт господарювання зобов’язаний надати на початок проведення перевірки документи в паперовій або електронній формі, які підтверджують облік та походження товарних запасів, що перебувають у місці продажу (господарському об’єкті).

До таких документів, зокрема, належать:

• документи щодо проведення інвентаризації товарних запасів;
• документи, які підтверджують отримання товарів від інших суб’єктів господарювання;
• документи на внутрішнє переміщення товарів;
• інші первинні документи, що підтверджують облік та походження товарів.

На кого поширюється обов’язок ведення обліку товарних запасів?

Вимоги щодо ведення обліку товарних запасів поширюються на суб’єктів господарювання, визначених Законом № 265.

Водночас законодавством передбачено винятки. Зокрема, такий обов’язок не поширюється на фізичних осіб – підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість.

Проте це звільнення не стосується ФОП – платників єдиного податку, які здійснюють реалізацію:

• технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарських засобів та виробів медичного призначення;
• ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних металів;
• виробів із дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Тож, підприємцю необхідно враховувати свою систему оподаткування, статус платника ПДВ та види товарів, які він реалізує.

Яку форму обліку повинні використовувати ФОП?

Порядок та форма ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, визначені наказом Міністерства фінансів України від 03 вересня 2021 року № 496, яким затверджено Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців (далі – Порядок № 496).

Відповідно до Порядку № 496 облік товарних запасів здійснюється за спеціально встановленою формою, наведеною в додатку до цього Порядку (далі – Форма обліку).

Важливо, що ФОП має право самостійно обрати спосіб ведення Форми обліку:

у паперовій формі чи в електронній формі.

Як здійснюється заповнення Форми обліку?

Згідно з пунктом 1 розділу II Порядку № 496 ФОП веде облік товарних запасів шляхом постійного внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів.

Такі відомості вносяться на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною обліку товарних запасів.

Отже, підприємець повинен не лише відображати рух товарів у Формі обліку, а й забезпечувати наявність документів, на підставі яких здійснюються відповідні записи.

Які відомості повинна містити Форма обліку?

Відповідно до пункту 2 розділу II Порядку № 496 Форма обліку повинна містити такі дані про ФОП:

1. Прізвище, ім’я та по батькові (за наявності).

2. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).

Для осіб, які через релігійні переконання відмовилися від прийняття РНОКПП, – серію та номер паспорта або номер ID-картки за умови наявності відповідної відмітки в паспорті та офіційного повідомлення контролюючого органу

3.Податкову адресу ФОП.

4. Назву та адресу місця продажу (господарського об’єкта) або місця зберігання товарів, у межах якого ведеться облік.

Зазначені відомості можуть бути розміщені в довільному порядку. Якщо ФОП обрав паперову форму ведення обліку, ці дані повинні міститися на титульному аркуші Форми обліку.

Отже, фізичні особи – підприємці, у тому числі платники єдиного податку, які відповідно до Закону № 265 зобов’язані вести облік товарних запасів, здійснюють його за Формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496.

Дотримання встановлених вимог дає змогу підтвердити походження товарів, належним чином документувати їх рух та уникнути порушень законодавства під час здійснення господарської діяльності.

З цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитися в ЗІР.