Листування з ДПС в Електронному кабінеті: можливості, порядок використання та особливості взаємодії

Функціонал «Листування з ДПС» в Електронному кабінеті платника податків є сучасним інструментом електронної комунікації між платниками податків та органами Державної податкової служби України. Він забезпечує оперативне подання звернень, листів, запитів та іншої довільної кореспонденції без необхідності особистого відвідування підрозділів ДПС.

Цей сервіс значно підвищує ефективність взаємодії, скорочує час обробки документів та сприяє прозорості податкових процедур.

Меню «Листування з ДПС» дозволяє платнику податків сформувати та надіслати електронний лист до відповідного контролюючого органу. Сервіс передбачає можливість подання:

• довільних звернень та листів;
• запитів на отримання інформації або документів;
• пояснень;
• супровідних листів до завантажених документів;
• будь-якої кореспонденції, що підлягає направленню на адресу ДПС.

Створення та надсилання документів здійснюється через зручну електронну форму.

Форма підготовки кореспонденції передбачає обов’язкове заповнення або вибір із запропонованих параметрів. Користувач має зазначити такі реквізити:

1. Регіон, у якому знаходиться орган ДПС.
   Обирається з довідника відповідно до місцезнаходження або підпорядкованості.
2. Орган ДПС, до якого відправляється лист.
   Система автоматично пропонує доступні органи за обраним регіоном.
3. Тип документа.
   Користувач визначає, яке саме звернення надсилається (лист, запит, заява тощо).
4. Тематика звернення.
   Необхідно вибрати зі списку відповідну категорію, що полегшує ідентифікацію та опрацювання листа.
5. Короткий зміст листа.
   У полі зазначаються суть питання, обставини звернення або коротке пояснення.
6. Сканований документ (за потреби).
   До листа може бути додано файл у форматі PDF, розмір якого не повинен перевищувати 5 МБ.

Усі реквізити вводяться коректно та в повному обсязі, що забезпечує успішне опрацювання звернення працівниками ДПС.

У разі необхідності користувач може зберегти чернетку створеного документу. Це дозволяє:

• повернутися до підготовки пізніше;
• внести уточнення чи доповнення;
• перевірити коректність реквізитів і змісту перед підписанням.

Збережені проєкти доступні в окремому переліку та можуть бути доопрацьовані в будь-який момент.

Після завершення підготовки документу його необхідно:

1. Підписати кваліфікованим електронним підписом (КЕП);
2. Надіслати до органу ДПС.

Ці дії виконуються через режим «Вихідні документи» меню «Вхідні/вихідні документи».
У відповідному списку користувач обирає створений документ, підписує його КЕП та відправляє.

Після успішного надсилання кореспонденції орган ДПС протягом одного робочого дня здійснює її реєстрацію. Користувач Електронного кабінету отримує автоматичне повідомлення, яке містить:

• вхідний реєстраційний номер;
• дату реєстрації листа в органі ДПС.

Це повідомлення підтверджує факт отримання та реєстрації звернення контролюючим органом.

Відомості про отримання, реєстрацію та обробку документів можна переглянути у вкладці «Реєстрація документів ДПС» режиму «Вхідні» меню «Вхідні/вихідні документи».

Користувачу доступна повна історія реєстраційних даних щодо його вхідної та вихідної кореспонденції, що забезпечує прозорість взаємодії з ДПС та зручність контролю за станом листування.

Функціонал «Листування з ДПС» в Електронному кабінеті є важливим елементом цифрової трансформації у сфері податкових послуг. Він забезпечує швидку, надійну та офіційну комунікацію між платниками податків та органами ДПС, мінімізуючи потребу в паперових документах та особистих візитах.
Сервіс дозволяє ефективно управляти зверненнями, своєчасно отримувати підтвердження про їх реєстрацію та забезпечує зручний доступ до всієї історії електронної кореспонденції.