Терміни та порядок отримання першої та другої квитанцій при надсиланні електронних документів

Фахівці Сарненської ДПІ Головного управління ДПС у Рівненській області нагадують, що електронний документообіг між платниками податків та контролюючим органом здійснюється без укладання додаткового договору, що передбачено пунктом 42.6 статті 42 Податкового кодексу України. Платник набуває статусу суб’єкта електронного документообігу після надсилання до контролюючого органу будь-якого електронного документа у встановленому форматі із дотриманням вимог законодавства про електронні документи, електронну ідентифікацію та довірчі послуги.

Як працює обмін електронними документами

Платник формує документ із усіма обов’язковими реквізитами та підписує його кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом (КЕП/УЕП). Після цього документ шифрується та надсилається до контролюючого органу протягом операційного дня. Після надходження система автоматично перевіряє дійсність підпису, відповідність затвердженому формату, наявність усіх обов’язкових реквізитів та право підпису підписувачем.

Результат перевірки підтверджується двома квитанціями. Перша квитанція надсилається автору протягом двох годин після отримання документа, або наступного робочого дня у разі надходження документа після закінчення операційного дня. У ній зазначається, чи пройшов документ перевірку. Якщо перевірка успішна, формується друга квитанція, яка підтверджує прийняття (реєстрацію) документа або повідомляє про його неприйняття із зазначенням причини.

Якщо платник не отримав першу квитанцію у встановлений строк, документ вважається неодержаним контролюючим органом. У разі наявності другої квитанції про прийняття документа датою і часом його реєстрації вважаються дата та час, зафіксовані у першій квитанції. У випадку надсилання кількох примірників одного документа, наприклад після виправлення помилок, оригіналом визнається останній правильно сформований документ, надісланий до граничного строку подання та прийнятий контролюючим органом.

З цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитись в ЗІР.